Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Ein Fahrtenbuch muss
· zeitnah und
· in geschlossener Form
geführt werden. Es muss die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben.
Das Fahrtenbuch muss über das gesamte Kalenderjahr geführt werden, lediglich ein repräsentativer Zeitraum von einigen Monaten ist nicht ausreichend. Ausnahmen sind bei Neuanschaffung des Kfz bzw. bei unterjährigem Wechsel des Kfz. Die OFD Karlsruhe sieht lediglich einen Eintrag innerhalb von 7 Tagen als zeitnah an.
Das Fahrtenbuch muss mind. folgende Angaben enthalten (vgl. R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 S.3 LStR 2008):
· Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt
Es ist jede einzelne berufliche Verwendung grundsätzlich für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen. Besteht allerdings eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten (z. B. wenn nacheinander mehrere Kunden an verschiedenen Orten aufgesucht werden), so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Es genügt dann die Aufzeichnung des erst am Ende der gesamten Reise erreichten Kfz-Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind. Wird andererseits der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zu Gunsten einer privaten Verwendung unterbrochen, so stellt diese Nutzungsänderung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands zu dokumentieren ist.
· Reiseziel
Es muss eine vollständige Wiedergabe einer Fahrt erfolgen, d.h. es muss grundsätzlich die Angabe des Ausgangspunktes und des Endpunktes der Fahrt festgehalten werden. Zur Kennzeichnung des Betriebssitzes als Ausgangspunkt einer Fahrt genügt eine wiederkehrende Abkürzung „X”. Soweit allerdings als Endpunkt der Fahrt jeweils nur eine Straße bezeichnet ist, aber weder Hausnummer noch Name des dort besuchten Kunden oder Unternehmens angegeben ist, ist allein dadurch das Fahrtziel nicht hinreichend präzise bestimmt. Diese sehr allgemein gehaltenen Angaben durch die Nennung allein der Straße gestatten es insbesondere nicht, die Aufzeichnungen mit vertretbarem Aufwand auf die materielle Richtigkeit hin zu überprüfen. So genügen bloße Ortsangaben ohne weitere Benennung des aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartners nicht den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Es sollte ebenfalls vermerkt werden, wenn das Kfz nicht direkt beim Kunden geparkt wird, sondern z.B. ein Parkhaus aufgesucht werden muss. In diesen Fällen, sollte sowohl die Anschrift des Kunden als auch ein Vermerk wo geparkt wurde, eingetragen werden.
· Aufgesuchte Geschäftspartner
Das Fahrtenbuch hat grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung (wie etwa den Besuch einer bestimmten behördlichen Einrichtung, einer Filiale oder einer Baustelle) aufzuführen. Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch reichen allenfalls dann aus, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind.
· Reisezweck/Anlass der Reise
Zum Beispiel Kundenbesuch, Besichtigung Baustelle, Tanken, Reparatur, Übernachtung Kundentermin, etc.
· Umwegfahrten sind ebenfalls aufzuzeichnen (z. B. bei Stau)
Das FG Köln (Urteil vom 27.4.2006, 10 K 4600/04, EFG 2006, 1664) hat es z.B. nicht beanstandet, wenn bei einer Fahrt von ca. 800 km im Fahrtenbuch eine Abweichung von ca. 40 km gegenüber der kürzesten Entfernung laut Routenplaner eingetragen ist. Eine Umwegfahrt liege nicht bereits dann vor, wenn die gefahrene Strecke ca. 5 % von der kürzest möglichen Strecke abweiche. Der Stpfl. sei nicht verpflichtet, vor Antritt einer längeren Dienstreise die kürzest mögliche Strecke laut Routenplaner zu ermitteln und dann, wenn er eine andere Strecke fahre, jede Abweichung aufzuzeichnen. Seien die Strecken nahezu gleich lang, könne der Stpfl. die seiner Meinung nach (z. B. verkehrsmäßig) günstigste Strecke nehmen. Erst bei erheblichen Abweichungen könne von einer Umwegfahrt, die genauere Aufzeichnungen erforderlich mache, ausgegangen werden.
· Dokumentation fremder Fahrer
Es sollte auch dokumentiert werden, wenn ein anderer das Fahrzeug nutzt (z. B. Familienmitglied, Werkstatt für Probefahrt etc.).
Auf einzelne dieser Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die betriebliche/berufliche Veranlassung der Fahrten und der Umfang der Privatfahrten ausreichend dargelegt sind und Überprüfungsmöglichkeiten nicht beeinträchtigt werden.
Für die Aufzeichnung von Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebs- bzw. Arbeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.
Zudem sind z. B. folgende berufsspezifisch bedingte Erleichterungen möglich:
· Steuerpflichtige, die regelmäßig aus betrieblichen/beruflichen Gründen große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen (z. B. Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten)
Zu Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ist anzugeben, welche Kunden an welchem Ort besucht wurden. Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern erforderlich.
· Taxifahrer, Fahrlehrer
Bei Fahrten eines Taxifahrers im sog. Pflichtfahrgebiet ist es in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ausreichend, täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilometerstand anzugeben mit der Angabe „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet” o. ä. Wurden Fahrten durchgeführt, die über dieses Gebiet hinausgehen, kann auf die genaue Angabe des Reiseziels nicht verzichtet werden.
Für Fahrlehrer ist es ausreichend, in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Geschäftspartner „Lehrfahrten”, „Fahrschulfahrten” o. ä. anzugeben.
· Zuordnung anhand eines Kundenverzeichnisses
Werden regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht, wie z. B. bei Lieferverkehr, und werden die Kunden mit Name und (Liefer-)Adresse in einem Kundenverzeichnis unter einer Nummer geführt, können zu Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchtem Geschäftspartner jeweils zu Beginn und Ende der Lieferfahrten Datum und Kilometerstand sowie die Nummern der aufgesuchten Geschäftspartner aufgezeichnet werden. Das Kundenverzeichnis ist dem Fahrtenbuch beizufügen.
Elektronisches Fahrtenbuch
Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden (BFH-Urteil vom 16. November 2005, VI R 64/04).
Ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, gilt nach Auffassung des BMF dann als zeitnah geführt, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt nachträglich in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.
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